صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی چگونه است؟
پس از تعریف فروشنده، آماده‌سازی کلید، ثبت خریدار و کالا، نوبت صدور صورتحساب الکترونیکی و ارسال آن به سامانه مودیان است. در نرم‌افزار آساد نوع و الگوی صورتحساب را انتخاب می‌کنید، اقلام را کامل می‌کنید و نتیجه پذیرش یا رد را مشاهده می‌کنید.
صورتحساب اصلی، اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش
صورتحساب اصلی
اولین صورتحساب برای یک معامله است؛ مثلاً فروش کالا یا ارائه خدمت.
مثال: امروز ده کارتن کالا به شرکت آریا می‌فروشید و صورتحساب اصلی را ارسال می‌کنید.
صورتحساب اصلاحی
وقتی معامله برقرار است، اما تعداد، مبلغ یا جزئیات قلم اشتباه ثبت شده و باید اصلاح شود.
مثال: به‌جای ده کارتن، دوازده واحد ثبت کرده‌اید. معامله لغو نشده؛ با صورتحساب اصلاحی عدد را درست می‌کنید.
صورتحساب ابطالی
وقتی کل صورتحساب قبلی باید از درجه اعتبار ساقط شود و دیگر مبنای معامله نباشد.
مثال: صورتحساب برای مشتری اشتباه صادر شده یا معامله به‌طور کامل منتفی شده است.
برگشت از فروش
وقتی پس از فروش، بخشی یا تمام کالا یا خدمت واقعاً مرجوع شده است.
مثال: از ده کارتن فروخته‌شده، سه واحد به‌خاطر ایراد کالا برگشت خورده است؛ برای همان سه واحد برگشت از فروش ثبت می‌کنید.
جدول راهنمای انتخاب نوع صورتحساب
| وضعیت | نوع مناسب |
|---|---|
| فروش عادی برای بار اول | صورتحساب اصلی |
| اشتباه در تعداد یا مبلغ؛ معامله برقرار است | صورتحساب اصلاحی |
| کل فاکتور باید بی‌اثر شود | صورتحساب ابطالی |
| کالا یا خدمت مرجوع شده است | برگشت از فروش |
در صورت مشاهده خطا به فهرست خطاهای سامانه مودیان مراجعه کنید.
سؤال‌های پرتکرار
چه زمانی صورتحساب اصلاحی بزنم و چه زمانی ابطالی؟
اگر معامله درست است و فقط بخشی از اطلاعات اشتباه ثبت شده، معمولاً اصلاحی مناسب است. اگر کل صورتحساب نباید باقی بماند، ابطالی صادر می‌کنید.
آیا برگشت از فروش همان صورتحساب ابطالی است؟
خیر. برگشت از فروش برای مرجوعی واقعی کالا یا خدمت است. ابطالی کل اعتبار صورتحساب قبلی را از بین می‌برد و کاربرد متفاوتی دارد.