وقتی صورتحساب را به سامانه مودیان میفرستید، گاهی بهجای تأیید، یک یا چند پیام خطا برمیگردد. در این راهنما هم خطاهای پرتکرار را میبینید، هم نمونههای واقعی متن خطا و هم روش رفع عملی هر مورد.
چرا خطا میگیریم؟
خطا معمولاً از ناقص بودن فیلدها، ناسازگاری تاریخ و شماره، اطلاعات خریدار یا فروشنده، شناسه کالا، نوع و الگوی صورتحساب، یا تنظیمات حافظه و کلید است. نرمافزار واسط پیام سامانه را نشان میدهد؛ کار شما این است که همان فیلد را درست کنید و دوباره بفرستید.
نمونههای واقعی متن خطا
اینها نمونههایی شبیه پیامهایی است که بعد از اعتبارسنجی سامانه دیده میشود:
- مقدار فیلد «شماره مالیاتی صورتحساب» با اطلاعات سامانه منطبق نیست.
- فیلد «تاریخ و زمان ثبت صورتحساب» خالی است.
- مقدار فیلد «تاریخ و زمان صدور صورتحساب (میلادی)» از لحاظ قواعد محاسباتی و منطقی معتبر نیست.
- فیلد «قاعده ارسال صورتحساب» خالی است.
در ادامه برای هر گروه، علت رایج و کار عملی را میبینید.
چکلیست قبل از ارسال دوباره
- متن کامل خطا را کپی کنید؛ شماره یا نام فیلد را از همان متن بردارید.
- نوع صورتحساب و الگو با معامله واقعی یکی باشد. راهنما: تفاوت انواع صورتحساب.
- تاریخ صدور و تاریخ ثبت را خالی نگذارید و با هم سازگار باشند.
- شماره مالیاتی / سریال صورتحساب تکراری یا خارج از قواعد شرکت نباشد.
- شناسه کالا را در صورت نیاز از جستجوی شناسه کالا بگیرید.
خطاهای رایج و روش رفع
۱) شماره مالیاتی صورتحساب با سامانه منطبق نیست
نمونه پیام: مقدار فیلد «شماره مالیاتی صورتحساب» با اطلاعات سامانه منطبق نیست.
- شماره را دوباره از روی الگوی تعریفشده در کارپوشه/نرمافزار بسازید؛ دستی و سلیقهای عوض نکنید.
- اگر صورتحساب قبلاً با شماره دیگری ثبت شده، همان را تکرار نکنید.
- شرکت و حافظه مالیاتی فعال با همان مؤدی باشد که شماره برایش تعریف شده است.
۲) تاریخ و زمان ثبت صورتحساب خالی است
نمونه پیام: فیلد «تاریخ و زمان ثبت صورتحساب» خالی است.
- در فرم صدور، تاریخ و ساعت ثبت را پر کنید؛ ذخیره پیشنویس ناقص را ارسال نکنید.
- اگر از ورود اکسل استفاده میکنید، ستون تاریخ ثبت را خالی نگذارید و قالب تاریخ را یکسان کنید.
۳) تاریخ و زمان صدور (میلادی) معتبر نیست
نمونه پیام: مقدار فیلد «تاریخ و زمان صدور صورتحساب (میلادی)» از لحاظ قواعد محاسباتی و منطقی معتبر نیست.
- تاریخ صدور نباید بیمنطق آینده یا خارج از بازه مجاز باشد.
- تبدیل شمسی به میلادی را به نرمافزار بسپارید؛ مقدار دستی اشتباه وارد نکنید.
- ساعت سیستم ویندوز را درست کنید؛ اختلاف شدید تاریخ گاهی اعتبارسنجی را بههم میزند.
۴) قاعده ارسال صورتحساب خالی است
نمونه پیام: فیلد «قاعده ارسال صورتحساب» خالی است.
- در تنظیمات الگو یا خود صورتحساب، «قاعده ارسال» را انتخاب کنید (طبق گزینههای تعریفشده سامانه/نرمافزار).
- اگر قالب اکسل دارید، ستون مربوط را پر کنید و دوباره بارگذاری کنید.
۵) اطلاعات خریدار ناقص یا نامعتبر
نشانه: پیام درباره کد/شناسه ملی، شناسه اقتصادی، کد پستی یا اجباری بودن فیلدهای خریدار.
- برای نوع اول مشخصات خریدار حقوقی/مؤدی را کامل وارد کنید.
- فروش به مصرفکننده نهایی را بیدلیل نوع اول نزنید؛ ببینید نوع دوم مناسبتر نیست.
۶) شناسه کالا یا خدمت نامعتبر
- شناسه را از مرجع معتبر بگیرید و با واحد و نرخ ارزش افزوده همخوان کنید.
- قلم را در تعریف کالا ذخیره و دوباره در صورتحساب انتخاب کنید.
۷) ناسازگاری الگو و نوع
- الگوی درست حوزه فعالیت را انتخاب و فیلدهای اجباری همان الگو را کامل کنید.
۸) مبلغ، مالیات و جمعها
- جمع ردیفها با جمع کل یکی باشد؛ درصد ارزش افزوده با مشمولیت کالا جور باشد.
۹) حافظه، کلید یا ارتباط امن
- حافظه مالیاتی فعال، کلید/گواهی معتبر و شرکت انتخابشده درست باشد.
- اگر قطعی موقت از سمت سازمان است، کمی بعد دوباره استعلام یا ارسال کنید.
روش کلی رفع در عمل
- همه خطوط خطا را بخوانید (گاهی چند مورد با هم هستند).
- فیلد نامبردهشده را در فرم پیدا و اصلاح کنید.
- ذخیره کنید و دوباره ارسال یا استعلام وضعیت بگیرید.
- اگر همان پیام برگشت، اسکرین و متن را برای پشتیبانی بفرستید.
پیگیری خطا در آساد
ارسال صورتحساب، استعلام وضعیت و دیدن پیام رد در یک پنل.
سؤالات متداول
چند خطا با هم آمده؛ از کجا شروع کنم؟ ▾
از فیلدهای خالی و تاریخ شروع کنید؛ بعد شماره مالیاتی و قاعده ارسال. معمولاً با رفع ۲–۳ مورد اول، بقیه هم درست میشود.
تاریخ میلادی را خودم باید وارد کنم؟ ▾
بهتر است تاریخ را شمسی در نرمافزار بزنید و تبدیل میلادی را به خود سیستم بسپارید تا خطای قواعد محاسباتی کمتر شود.
اگر خطا گرفتم صورتحساب را حذف کنم؟ ▾
معمولاً همان سند را اصلاح و دوباره ارسال میکنید. حذف فقط وقتی لازم است که مسیر کاریتان بگوید پیشنویس را از نو بسازید.
از کجا بفهمم برطرف شده؟ ▾
استعلام وضعیت را بزنید؛ بهجای رد، وضعیت پذیرش/تأیید میآید و همان متن خطا تکرار نمیشود.
منابع
- • پیامهای اعتبارسنجی سامانه مودیان (نمونه فیلدها)
- • سازمان امور مالیاتی — راهنما و اطلاعیههای مرتبط
جمعبندی
متن خطا را جدی بگیرید؛ معمولاً نام فیلد را گفته است. تاریخ ثبت و صدور، شماره مالیاتی، قاعده ارسال، خریدار و شناسه کالا را کامل و سازگار کنید، بعد دوباره بفرستید و استعلام بگیرید.
برای اتصال اولیه به سامانه ثبتنام سامانه مودیان و برای انتخاب نوع صورتحساب راهنمای انواع را ببینید.
متن و قواعد خطا ممکن است با بهروزرسانی سازمان تغییر کند؛ همیشه پیام همان لحظه سامانه را ملاک قرار دهید.